PROCEDURA
DOTYCZY WSZYSTKICH OSOB ZAANGAZOWANYCH W PROCESY OPTYMALIZACI ZUS-u
EGZEMPLARZ INFORMACYJNY- PROCEDURA ROZSZERZONA
Spis tresci:…………………………………………………………………………………………………………………………………....1
1. Cel procedury………………………………………………………………………………………………………………………….1
2. Terminologia……………………………………………………………………………………………………………………..2
3. Optymalizacja ZUS…………………………………………………………………………………………………………………..3
3.1. Rozporzadzenia Unii Europejskiej………………………………………………………………………………….3-6
3.2. Optymalizacja ubezpieczen społecznych………………………………………………………………………….6
4. Wspolpraca…………………………………………………………………………………………………………………………….7
4.1. Zlecenidawca……………………………………………………………………………………………………………..…7-8
4.2. Agent……………………………………………………………………………………………………………………………8-9
4.3. Pracownik…………………………………………………………………………………………………………………..9-10
5. Wyjasnienie dzialania brytyjskich urzedow……………………………………………………………………………11
5.1. Job Centre……………………………………………………………………………………………………………………..11
5.2. Home Office…………………………………………………………………………………………………………………..11
5.3. HM Revenue & Customs……………………………………………………………………………………………11-12
5.4. Bank……………………………………………………………………………………………………………………….…12-13
6. Wizyta Pracownikow w UK……………………………………………………………………………………………………13
6.1. Koszty dojazdu………………………………………………………………………………………………………………13
6.2. Dokumentacja i oplaty……………………………………………………………………………………………………14
6.2.1. NIN………………………………………………………………………………………………………………14-16
6.2.2. EHIC……………………………………………………………………………………………………………….16-17
6.2.3. WRS……………………………………………………………………………………………………………….17-18
6.2.4. CHB………………………………………………………………………………………………………………..18-19
6.2.5. Konto Bankowe……………………………………………………………………………………………..20-21
7. Opis postepowania……………………………………………………………………………………………………………….21
7.1. Struktura i forma dokumentacji……………………………………………………………………………………21
7.1.1. Program „Rozliczenia”…………………………………………………………………………………………21
7.1.2. Formularze Unijne………………………………………………………………………………………….22-23
7.1.3. Payslip’y i invoice’y………………………………………………………………………………………..25-26
8. Zasady wysylania, archiwizowania oraz kopiowania dokumentacji…………………………………..25-26
9. Podtrzymywanie relacje z Agentami…………………………………………………………………………………27-28
10. System kar i motywacji………………………………………………...........................................................28
10.1. Dzial ZUS…………………………………………………………………………………………………………….28
10.2. Dzial Ksiegowosci………………………………………………………………………………………………..28
11. Zalaczniki………………………………………………………………………………………………………………………………28
12. Potwierdzenie zatwierdzenia procedury………………………………………………………………………………..28
1. Cel procedury
Celem niniejszej procedury jest zapewnienie:
- jednolitej struktury i formy,
- spójności merytorycznej,
- właściwych metod rozpowszechniania (aktualności u wszystkich zidentyfikowanych użytkowników),
- poszerzenie wiedzy na temat optymalizacji
2. Terminologia
Agent- jest to firma zrzeszajaca nowych Pracownikow.
Child Benefit- jest to zasilek dla rodzicow, lub legalnych opiekunow mających pod opieka dziecko lub dzieci. Zasiłek ten przysługuje od momentu rozpoczęcia legalnej pracy w Wielkiej Brytanii.
Karta EHIC- (European Health Insurance Card), czyli Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego.
Financial Republic- zrzesza i dziala w interesach Agentow.
Formularze Unijne- sluza do koordynacji systemow zabezpieczen spolecznych
Home Office- Ministerstwo Spraw Wewnetrznych.
Instrukcja- document opisujacy szczegolowy sposob postepowania dla przeprowadzenia danego dzialania.
Invoice- faktura wystawiana dla Agenta.
Job Centre- jest to rządowa instytucja, ktorej odpowiednikiem jest polski urzad pracy.
Manager Departamentu- kierownik dzialu, pracownik kierujący wieloosobowa stanowiskiem pracy.
NIN- National Insurance Number (numer ubezpieczenia społecznego).
Optymalizacja ZUS- jest to zmniejszenie kosztow skladek na ubezpieczenie zdrowotne
w Polsce poprzez ich przeniesienie do Wielkiej Brytanii.
Ustawodawstwo europejskie reguluje to poprzez Rozporządzenie Rady (EWG) nr 1408/71
z dnia 14.06.1971 r. wraz z nowelizacją z dnia 29.04.1999 r.
Payslips- jest to pasek wynagrodzenia.
Pracownik- jest to osoba(y) samo zatrudniona, prowadzaca wlasna dzialalnosc gospodarcza w Polsce a zatrudniona jako pracownik w Wielkiej Brytanii. Pracownikow zrzesza Agent w celu Optymalizacji ZUS.
Procedura- dokument opisujacy tryb postepowania i warunki nadzorowania realizacji określonego dzialania, lub grupy działań (procesu).
WRS- program rejestracji pracownikow. Program odnosi się do pełnoprawnych obywateli następujących państw członkowskich: Polska; Litwa; Estonia; Łotwa; Słowenia; Słowacja; Węgry; Republika Czeska.
Zalacznik- uzupelnienie dokumentu systemowego o informacje, których nie można jednoznacznie i wyczerpująco opisac w tekscie dokumentu (np. formularza).
3. Optymalizacja ZUS
3.1. Rozporzadzenia Unii Europejskiej
Unia Europejska jest to polityczne i gospodarcze ugrupowanie piętnastu demokratycznych państw europejskich, które postanowiły ze sobą ściśle współpracować budując dobrobyt i bezpieczeństwo. Poprzez swoje instytucje Unia prowadzi politykę gospodarczą, obejmującą wszelkie dziedziny życia gospodarczego. Prowadzi wspólną politykę: rolną, handlową, energetyczną, ochrony konsumentów, przemysłową, transportową i strukturalną.
Swoboda poruszania na całym obszarze Unii należy do podstawowych korzyści.
Pojawi się również kwestia ziemi i nieruchomości, kwestia podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych oraz wiele innych kwestii związanych z życiem społeczeństwa.
Rynek wewnetrzny Unii zostal zdefiniowany w art. 7a Traktatu Rzymskiego jako obszar pozbawiony granic wewnetrznych, na którym zagwarantowany jest swobodny przeplyw osób, dóbr, uslug oraz kapitalu. Jest to takze rynek o wymiarze socjalnym, na którym popiera sie wolna konkurencje. Wszystkie kontrole niezbedne dla zapewnienia przestrzegania
przepisów odbywaja sie w ramach tego rynku i nie maja miejsca, gdy przekraczane sa granice panstwowe.
Jednolity rynek nie jest celem samym w sobie, ale jednym z zasadniczych instrumentów sluzacych osiągnięciu szeregu celów, takich jak: zrównowazony, trwaly wzrost gospodarczy uwzgledniajacy potrzeby srodowiska, wysoki poziom zatrudnienia i ochrony socjalnej, wyzsze standardy i jakość zycia, a takze spójnosc ekonomiczna i spoleczna.
Funkcjonowanie rynku wewnetrznego opiera sie na czterech podstawowych zasadach.
1. Swobodny przeplyw towarów.
Zasada ta oznacza m.in. zniesienie cel miedzy panstwami czlonkowskimi, uwolnienie ruchu towarów od wszelkich ograniczen ilosciowych, zniesienie kontroli granicznych. W wyniku tych zmian Wspólny Rynek uzyskuje charakter jednolitego rynku wewnetrznego.
2. Swobodny przeplyw osób.
Zasada ta oznacza, ze pracownicy i osoby nie zatrudnione posiadaja prawo do pracy i korzystania ze wszystkich zdobyczy socjalnych w miejscu ich pobytu na takich samych warunkach jak rodzima sila robocza, bez wzgledu na ich przynależność panstwowa.
3. Swobodny przeplyw uslug.
Umozliwia on obywatelom Wspólnoty Europejskiej swiadczenie uslug poza granicami kraju ich zamieszkania, bez ograniczen wynikajacych z przynaleznosci panstwowej.
4. Swobodny przeplyw kapitalu.
Zasada ta dopuszcza ruch kapitalu miedzy krajami o róznych walutach. Z powodu wplywu na bilans płatniczy i tym samym na stabilnosc waluty danego kraju, przeplyw kapitalu miedzy wiekszoscia panstw członkowskich podlegal ograniczeniu. W 1998 r. Rada Unii Eurpejskiej podjela decyzje o calkowitej liberalizacji do 1 lipca 1990 r. ruchu kapitalowego w panstwach czlonkowskich Wspólnoty.
Traktat Rzymski w art. 48-51 okresla reguly dotyczace swobody przeplywu osób, majace polegac na zniesieniu wszelkich form dyskryminacji ze wzgledu na obywatelstwo w zakresie zatrudnienia, wynagrodzenia i innych warunków pracy, na zapewnieniu swobodnego poruszania sie na terytorium panstw członkowskich w celu znalezienia pracy, zgodnie z obowiazujacymi przepisami lokalnymi, a takze na mozliwosci pozostania w danym panstwie czlonkowskim po ustaniu zatrudnienia.
Art. 51 Traktatu Rzymskiego zapewnil równiez pracownikom zmieniajacym miejsce pracy i pobytu na obszarze Wspólnoty gwarancje w dziedzinie zabezpieczenia spolecznego i zobowiazal Rade (EWG) do podjecia w tym zakresie stosownych dzialan, stanowiac:
„Rada, dzialajac jednomyslnie na wniosek Komisji, zastosuje takie srodki w dziedzinie ubezpieczen spolecznych, jakie sa niezbedne do zagwarantowania swobody przemieszczania sie pracowników oraz wprowadzi w tym celu przepisy zapewniajace migrujacym pracownikom i osobom bedacym na ich utrzymaniu:
1) prawo zliczania, w celu nabycia i zachowania prawa do swiadczenia i obliczania jego wysokosci, okresów osiagnietych na podstawie prawa kilku panstw,
2) wyplacanie swiadczen osobom zamieszkujacym na terytorium panstw czlonkowskich.”
Z powyzszego zapisu wynika szereg konsekwencji:
— podjete przez Rade dzialania musza byç zgodne z zalozeniami Traktatu Rzymskiego,
— Komisja Europejska zostala zobowiazana do wystapienia ze stosownym wnioskiem (inicjatywa legislacyjna),
— na obszarze Wspólnoty zostanie wprowadzona koordynacja krajowych systemów zabezpieczenia spolecznego,
— stosowny akt normatywny zostanie przyjlty przez Rade jednomyslnie. Rada, wykonujac postanowienia Traktatu Rzymskiego, wydala dwa rozporzadzenia w tej sprawie, tj. *rozporządzenie nr 3 z 25 wrzesnia 1958 r. dotyczace zabezpieczenia spolecznego pracowników migrujących oraz
* rozporzadzenie nr 4 z 3 grudnia 1958 r. ustalajace sposoby stosowania i uzupelniajace przepisy rozporządzenia nr 3.
Wskutek licznych zmian wymienionych rozporzadzen, spowodowanych orzecznictwem Trybunalu Sprawiedliwosci, zostaly one zastapione przez:
• rozporzadzenie Rady nr 1408/71/EWG z dnia 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia spolecznego do pracowników, osób pracujacych na wlasny rachunek i czlonkow ich rodzin przemieszczajacych sie w obrebie Wspólnoty,
• rozporzadzenie Rady nr 574/72/EWG z dnia 21 marca 1972 r. w sprawie wykonania rozporządzenia Rady nr 1408/71 EWG w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia spolecznego do pracowników, osób pracujacych na wlasny rachunek i czlonkow ich rodzin przemieszczajacych sie w obrebie Wspólnoty.
Nalezy podkreslic, ze mimo iz rozporzadzenie 574/72 jest rozporzadzeniem wykonawczym do rozporządzenia 1408/71, to oba rozporzadzenia maja jednakowa moc prawna.
Rozporzadzenie 1408/71 bylo wielokrotnie nowelizowane – przez:
- rozporzadzenie Rady 118/97/WE z dnia 2 grudnia 1996 r.,
- rozporzadzenie Rady 1290/97/WE z dnia 27 czerwca 1997 r.,
- rozporzadzenie Rady 1223/98/WE z dnia 4 czerwca 1998 r.,
- rozporzadzenie Rady 1606/98/WE z dnia 29 czerwca 1998 r.,
- rozporzadzenie Rady 307/99/WE z dnia 8 lutego 1999 r.,
- rozporzadzenia Rady 1399/99/WE z dnia 29 kwietnia 1999 r.,
- rozporzadzenie Parlamentu i Rady1386/01/WE z dnia 5 czerwca 2001 r.,
- rozporzadzenie Rady 859/03/WE z dnia 14 maja 2003 r.
Nadanie powyzszym aktom rangi rozporzadzen powoduje, ze sa one prawnie wiążące
i charakteryzuja sie nastepujacymi cechami:
— maja zastosowanie ogólne,
— obowiazuja w calosci,
— stosowane sa bezposrednio.
Oznacza to, ze rozporzadzenie stosuje sie do wszystkich potencjalnych adresatów (a nie do indywidualnych podmiotów), wszystkie jego postanowienia musza byc przestrzegane oraz
ze jest ono automatycznie stosowane, bez koniecznosci wydawania wprowadzajacych go przepisów krajowych, jak równiez nie jest konieczna jego ratyfikacja. Z chwila przystapienia do Unii Europejskiej rozporzadzenia staja sie czescia porzadku prawnego panstwa czlonkowskiego i automatycznie uchylaja sprzeczne z nimi postanowienia.
3.2. Optymalizacja Ubezpieczen Spolecznych
Optymalizacja ZUS ma swoja podstawe w ROZPORZĄDZENIU RADY EWG NR 1408/71 z dnia 14 czerwca 1971 roku dajaca każdemu przedsiębiorcy z Polski gwarantowane, całkowite wyłączenie z krajowego systemu ubezpieczenia w ZUS po podjęciu pracy na etacie na rzecz spółki w UK.
W sytuacji, gdy osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę w Wielkiej Brytanii prowadzi swoją działalność gospodarczą w Polsce, podlegać będzie pod ustawodawstwo tego państwa, na terytorium którego wykonuje pracę najemną - czyli brytyjskiego.
Rozporządzenie Rady (EWG) nr 1408/71 z dnia 14.06.1971r. wraz z nowelizacją z dnia 29.04.1999 r. brzmi następująco : pracownicy najemni i osoby prowadzące działalność na własny rachunek przemieszczające się we Wspólnocie powinni być objęci systemem zabezpieczenia społecznego tylko jednego Państwa Członkowskiego.
4. Wspolpraca
4.1. Zleceniodawca (Financial Republic)
Financial Republic jest zobligowany w ramach współpracy do:
• oficjalnego i legalnego zatrudnienia na umowie o pracę na rzecz jednej z naszych brytyjskich Spółek świadczących usługi marketingowo-konsultingowe w Wielkiej Brytanii,
• nabycia prawa do brytyjskiej, gwarantowanej emerytury,
• profesjonalnej ochrony i wsparcia prawnego oraz kadrowo-księgowego świadczonych przez nasze biuro,
• wykonywania wszelkich usług zawartych w umowie, bezpośrednio przez nasze biuro bez pośredników,
• pełnego zakresu obsługi prawnej i kadrowo-księgowej w ramach zatrudnienia na umowie o pracę w Wielkiej Brytanii,
• pomocy w wyrobieniu brytyjskiego NIN (National Insurance Number) niezbędnego do właściwego naliczania składek ubezpieczeniowych na indywidualne konto naszego Klienta (cały okres wliczany do emerytury),
• skladania aplikacji w celu uzyskania certyfikatów poświadczających brytyjskie ustawodawstwo właściwe w zakresie ubezpieczenia społecznego,
• skladania aplikacji w celu uzyskania certyfikatów poświadczających pełne ubezpieczenie zdrowotne rodziny w Polsce,
• skladania aplikacji o zasiłek rodzinny na terenie Wielkiej Brytanii.
Poza tym Financial Republic wykonuje usługi:
• umawiamy na spotkania w sprawie uzyskania National Insurance Number,
• rejestrujemy w Home Office,
• pomagamy w uzyskaniu Child Benefit oraz Tax Credits,
• przygotowujemy wszelkie rozliczenia wymagane na terenie UK,
• oferujemy tłumaczenia przygotowywane przez tłumacza przysięgłego.
Financial Republic gwarantuje:
• Właściwe i terminowe rozliczanie miesięcznych kosztów ubezpieczenia i podatku z tyt. Zatrudnienia,
• 100% pokrycie kosztów ubezpieczenia ZUS do brytyjskiego urzędu z tyt. działalności gospodarczej prowadzonej przez naszych Klientów w Polsce,
• Rozliczenie roczne zawierające łączną kwotę wynagrodzenia i potrąconych zaliczek na ubezpieczenie,
• społeczne i podatek dochodowy w UK - niezbędne do rocznego rozliczenia w Polsce,
Na dającym zlecenie spoczywają w szczególności obowiązki:
a) przekazywania agentowi dokumentów i informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania umowy;
b) zawiadamiania agenta w rozsądnym terminie o zmianach procedur i oplat;
c) regulowanie należnych prowizji wobec Agenta w terminie uwzględnionym na umowie agencyjnej.
Obowiązek zachowania obopólnej lojalności stron umowy agencyjnej dotyczy wszystkich szczegółowych obowiązków stron w tym znaczeniu, że winny być wykonywane z należytą starannością, wynikającą z profesjonalnego statusu stron, z nadrzędnym uwzględnieniem wzajemnych interesów, a w odniesieniu do Agenta, także tego, że nie może on wykorzystywać informacji nabytych od dającego zlecenie we własnym interesie.
4.2. Agent
W szczególności na Agencie ciążą następujące obowiązki:
a) przekazywania wszelkich informacji mających znaczenie dla dającego zlecenie,
b) przestrzegania zaleceń dającego zlecenie, uzasadnionych w danych okolicznościach,
c) podejmowania w zakresie prowadzonych spraw, czynności potrzebnych do ochrony praw dającego zlecenie.
Agent jest zobowiązany do podpisania z FR Umowy Agencyjnej oraz do placenia wszelkich należności w wyznaczonym przez FR termienie.
Jeżeli Agent posiada spółkę w UK to jednoczesnie jest zobligowany do regularnego oplacania miesiecznch kosztow prawno-ksiegowych na rzecz FR. Brak płatności w terminie może grozic rozwiązaniem przez FR umowy agencyjnej i zaprzestania obsługi zarówno spolki jak i podlegających Agentowi Pracownikow.
Financial Republic raz w miesiącu wystawia Agentowi fakture, która można odliczyc od kosztow w polskiej spolce.
4.3. Pracownik
Jest to osoba prowadzaca dzialanosc gospodarcza na wlasny rachunek a jednoczesnie jest pracownikiem najemnym w Wielkiej Brytanii.
Pracownik podlega bezpośrednio pod Agenta i jest zobowiązany do uiszczania płatności przez niego wymaganych zgodnych z umowa FR i umowa agencyjna. Agent jest dla Pracownika jedynym i bezpośrednim lacznikiem miedzy FR.
Pracownik jest zobowiązany do podpisania z FR umowy o prace „EMPLOYMENT CONTRACT” oraz kontrakt na świadczenie usług księgowych „Kontrakt do podpisania”.
Należy również uzupełnic dane na stronie: http://uzo111.nazwa.pl/listy/:
- typ dokumentu,
- imię i nazwisko,
- data urodzenia,
- płeć,
- stan cywilny,
- żona dzieci,
- data zatrudnienia,
- pola co potrzebuje,
oraz wypelnienia formularza P46: http://www.hmrc.gov.uk/forms/p46.pdf,
oto wzor: http://www.hmrc.gov.uk/employers/e13-p23(p46).pdf
Od momentu podpisania przez Pracownika umowy o prace natychmiast podlega on ubezpieczeniu emerytalnemu i zdrowotnemu w Wielkiej Brytanii. Potwierdzeniem tego faktu są wystawiane przez brytyjskiego Pracodawce payslip’y (paski wyplat).
Wyrejestrowanie Pracownika z Zakladu Ubezpieczen Spolecznych w Polsce musi nastąpić do 1-go dnia danego miesiąca na podstawie umowy o prace z brytyjska spolka oraz paskow wyplat ( payslip’ów).
Pisma i druki do wyrejestrowania się z ZUS-u znajduja się w katalogu: pisma-i-druki-do-wyrejestrowania-z-zus
Taka osoba podlega już ubezpieczeniu emerytalnemu i zdrowotnemu od momentu podpisania umowy o prace. Potwierdzeniem tego są wystawiane payslipy przez brytyjską spółkę dla pracownika.
Przyjazd do Wielkiej Brytanii powinien nastąpić do 3 miesięcy ,w uzasadnionych przypadkach do 6-ciu miesięcy od podpisania umowy o prace w brytyjskiej spółce, aby zarejestrować się w Job Centre w celu uzyskania nr NIN. Jest to jedna z podstawowych formalności, która musi zostac dopełniona przez osobe podejmujaca legalne zatrudnienie w Wielkiej Brytanii.
Pracownik jest zobowiązany do umowienia się z FR na przyjazd do Londynu. Dokonuje tego poprzez uzupełnienie formularza na stronie FR: http://uzo111.nazwa.pl/listy/ oraz wyslanie do managera dzialu ZUS e-maila na 2 tygodnie przed planowanym przyjazdem.
Financial Republic aplikuje o Europejska Karte Ubezpieczenia Zdrowotnego (EHIC), która upowaznia do naglego leczenia na terenie calej Unii Europejskiej oraz niezbednych drukow E101, E106/E109 dla każdego Pracownika i członków jego rodzin.
Warunkiem otrzymania Certyfikatu E101 jest oplacane składek w UK. Skladka na ubezpieczenie zdrowotne oraz emerytalne jest wliczona w miesięczny abonament.
Brytyjski Urzad HM Revenue & Customs na ich podstawie oplacanch skladek wystawia certyfikaty E101, E106/E109 na okres 2 lat. Po tym okresie należy wystąpić o ich przedłużenie.
Pracownik otrzymuje raz w miesiącu ze strony Financial Republic:
• fakturę na kwotę abonamentu z biura rachunkowego, tytulem usług księgowych , którą jednoczesnie może odliczyć od kosztów swojej firmy w Polsce,
• tygodniowe payslip’y (paski wyplat).
Zobowiązania Pracownika wobec Financial Republic:
• oplacanie abonamentu do 10-tego każdego miesiąca,
• uiszczenia jednorazowej wplaty do Home Office na WRS.
5. Wyjasnienie dzialania brytyjskich urzedow
5.1. Job Centre
Jobcentre oraz Jobcentre Plus jest instytucją państwową do spraw emerytur i zatrudnienia pomagającą ludziom w wieku produkcyjnym poruszać się po rynku pracy, organizować szkolenia i kursy a także dba o promocję osób które nabywają nowe kwalifikacje poprzez specjalne programy edukacyjne stworzone przez Jobcentre/Plus.
W Job Centre sa umawiane spotkania celem wyrobienia National Insurance Number.
5.2. Home Office
Home Office jest to instytucja rzadowa Wielkiej Brytanii, odpowiedzialna za kontrolę imigracji, bezpieczeństwa i porządku. Jako taka jest odpowiedzialna za policje UK, Agencje Granic i MI5. Jest także odpowiedzialna za politykę rządu w kwestiach związanych z bezpieczeństwem, takich jak narkotyki, walki z terroryzmem i legitymacje.
5.3. HM Revenue & Customs
Her Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) jest nie-ministrialnym departamentem brytyjskiego rzadu. Przede wszystkim odpowiedzialny jest za pobieranie podatkow i wyplacaniu niektórych form pomocy spolencznej (zasiłków).
HMRC powstal w wyniku pogaczenia Inland Revenue i Her Majesty’s Customs & Excise.
Departament jest odpowiedzialny za zarządzanie i pobieranie podatków bezpośrednich, w tym podatku dochodowego i podatku dochodowego od osób prawnych, podatki od kapitału, takich jak podatek od zysków kapitałowych i podatku od spadków, podatków pośrednich (w tym podatek od wartości dodanej), akcyzy i obowiązku podatkowego pieczęć ziemi i podatków ekologicznych takich jak: cła pasażerów i podatku klimatycznego.
Inne aspekty za które departament jest odpowiedzialny to m.in. pobieranie skladek ubezpieczeniowych - National Insurance, podzial świadczeń Child Benefit i innych tj. Child Trust Fund, płatności z ulg podatkowych, utrzymywanie rejestru wszystkich platnikow oraz gromadzenie i publikowanie statystyk odnośnie handlu towarami.
5.4. Bank
Barclays Bank
Barclays Bank jest to jeden z największych bankow w Wielkiej Brytanii. W wielu placówkach (szczególnie tam gdzie sa duze skupiska Polakow) bank zatrudnia polskojezyczna obsługę i dlatego jest tu duzo latwiej otworzyc konto. Prowadzenie rachunku jest platne 5 funtow i jest to konto ubezpieczone.
Oddzialy banku gdzie pracownicy mowia w jezyku polskim:
• Tooting Broadway
• Ealing Broadway
• West Ealing
• Hayes
• Acton
• Greenford
• Hounslow
• Hammersmith
• Putney
Link do Barclays: http://www.barclays.co.uk/
HSBC
Miedzynarodowy rodowod Grupy HSBC jest unikalny. Wiele spośród głównych spolek Grupy rozpoczęło swoja działalność ponad wiek temu, zdobywając od tego czasu bogactwo doświadczeń i osiągnięć. Grupa HSBC przejela nazwe od swojej pierwszej spolki Hong Kong and Shanghai Banking Corporation, zalozonej w 1865 roku jako brytyjski bank w Chinach.
Jest to gigant finansowy z glowna siedziba w Londynie, który na calym swiecie ma 9500 oddzialow w ponad 80 krajach i regionach Europy, Azji, Ameryki, Bliskiego Wschodu i Afryki, zrzesza ponad 125 mln klientow. Poprzez miedzynarodowa siec oddziałów, polaczona zaawansowana technologia, a w tym szybko rozwijającej się funkcjonalności e-commerce, HSBC dostarcza szeroki wachlarz usług:
• Obsługę malych i średnich firm
• Bankowosc korporacyjna, inwestycyjna i detaliczna
Polecamy otworzenie konta dla spolki brytyjskiej wlasnie w HSBC ponieważ posiada konkurencyjna oferte jak i zrzesza grupe naszych zadowolonych partnerow.
6. Wizyta pracownikow w Wielkiej Brytanii
6.1. Koszty dojazdu
Pracownik jest zobligowany do poniesienia wszystkich kosztow zwizanych z przybyciem do Londynu jak również na samym miejscu.
Często zdaza się iż Pracownik ma wyznaczona wizyte w Job Centre w rownych czesciach Londynu co wiaze się z oplata za metro. Koszt jednodniowego biletu to £6,30.
6.2. Dokumentacja i oplaty
6.2.1. NIN
National Insurance Number jet odpowiednikiem polskiego NIP-u. Numer ten nadawany jest na całe życie i składa się z 2 liter ,6 cyfr i litery na końcu np. GH 22 56 89 K.
National Insurance Number jest bezpłatnie przyznawany każdej osobie rejestrującej się w Department of Social Security (DSS). Jest on wymagany do podjęcia legalnej pracy, a także jest on bardzo ważnym elementem, gdyż ma ogromny wpływ na wysokość odciąganych podatków, przy ubieganiu się o zapomogi, ulgi oraz przy naliczaniu emerytury.
O NIN ubegamy się w Job Centre. Należy umowic spotkanie dzwonic na infolinie 08456000643. Podczas rozmowy telefonicznej wymagane jest podanie następujących danych:
-imię i nazwisko,
-adres zamieszkania,
-data urodzenia,
-numer telefonu,
-data przyjazdu do UK,
-data rozpoczęcia pracy,
-adres i numer telefonu pracodawcy
Job Centre generuje list zawiadamiajacy o terminie spotkania na adres Petenta.
Rozmowa z urzędnikiem Jobcentre Plus
Najważniejsze to nie spóźnić się na spotkanie o NIN!
Spóźnienie może oznaczać, że zmienią nam jego termin, który może być odległy i niepasujący nam wcale, wiaze się to z kolejna wizyta w UK.
Rozmowa z urzędnikiem Jobcentre Plus nie trwa długo, bo około 15-30 minut. Konsultant zadaje nam pytania i na ich podstawie wypełnia aplikację. Po wypełnieniu formularza urzędnik daje nam go do podpisu. Dostaniemy od niego poświadczenie, że złożyliśmy aplikacje o NIN w lokalnym Jobcentre Plus.
Czas oczekiwania na NIN
Ustawowo może to potrwać do 6 tygodni. Najpierw należy spodziewać się listu o przyznaniu NIN - zawierać on będzie National Insurance Number. Następnie po kilku tygodniach możemy spodziewać się plastikowej karty NIN, o wielkości karty kredytowej. Ważną informacją jest to, że karty tej nie możemy zgubić, bo jej duplikat jest bardzo ciężko uzyskać lub wcale możemy go nie otrzymać. Jeżeli zauważymy błędne informacje na naszej karcie, typu błąd w nazwisku czy imieniu, jak najszybciej trzeba to zgłosić, bo karta NIN jest w takim przypadku nie ważna.
Wazne
Osoby, które pracowały wcześniej w Wielkiej Brytanii (np. na podstawie zezwolenia na pracę, w ramach programu zezwoleń dla wybranych sektorów gospodarki, programu imigracji osób o wysokich kwalifikacjach lub na podstawie karty sezonowych pracowników w rolnictwie), powinny już posiadać Numer Ubezpieczenia Społecznego.
Brak National Insurance Number, a z tym związany brak historii zatrudnienia w UK powoduje, że Urząd Podatkowy (Inland Revenue) często zmuszony jest do nadania zastępczego Kodu Podatkowego (Emergency Tax Code), który z reguły jest o wiele wyższy
i może czasami dochodzić do ponad 50% w stosunku do wypłaty. Czas oczekiwania jest miedzy 6-8 tygodni. Można podjąć pracę bez NIN, używając Emergency Tax Code.
Po otrzymaniu NIN należy jak najszybciej to zgłosić pracodawcy i rozpocząć ubieganie się o zwrot nadpłaconego podatku.
Do otrzymania National Insurance Number wymagane są dokumenty:
• Paszport
• Zaświadczenie ze szkoły lub tzw. ID card (legitymacja)
• Potwierdzenie adresu (rachunek lub wyciąg z banku)
• List od pracodawcy z danymi personalnymi
• Odcinki z wypłaty (tzw. payslip)
Dokumenty w przypadku dzialalnosci gospodarczej:
• Faktura
• List od naszego księgowego
• Listy od naszych klientów
• Formularz podatkowy schedule D
6.2.3. WRS
Workers Registration Scheme (WRS) jest to program rejestracji pracowników z nowych państw członkowskich Unii Europejskiej w Wielkiej Brytanii.
Od dnia 1 maja 2004 r. większość obywateli nowych państw członkowskich (z wyjątkiem Cypru i Malty) pracujących w Wielkiej Brytanii jest objętych Programem Rejestracji Pracowników z krajów przystępujących do Unii.
Osoby objęte tym programem mają obowiązek zarejestrować się, jeżeli zamierzają pracować dla pracodawcy w Wielkiej Brytanii przez okres przekraczający jeden miesiąc. Po okresie 12 miesięcy nieprzerwanego legalnego zatrudnienia w Wielkiej Brytanii, dana osoba zyskuje pełne prawo do swobodnego przemieszczania się. Następnie możliwe będzie uzyskanie zezwolenia na pobyt w krajach EOG potwierdzającego status tej osoby.
Jako osoby zarejestrowane w WRS mamy prawo ubiegac sie o:
• Zasilki pracownicze i mieszkaniowe,
• Mieszkanie socjalne,
• Wsparcie dla osob bezdomnych.
Dostep do tych zasilkow jest bardzo wazny. W trudnym momencie zyciowym uzyskane dofinansowanie moze pozwolic na przetrwanie sytuacji kryzysowej.
Do zasilkow pracowniczych i mieszkaniowych naleza:
• Working Tax Credit,
• Child Benefit,
• Child Tax Credit,
• Housing Benefit,
• Council Tax Benefit.
W celu rejestracji nalezy wypelnic odpowiedni formularz, ktory uzyskuje sie dzwoniac pod numerem (0117 344 1471) lub tez sciagajac go ze strony internetowej (instrukcja wypelnienia aplikacji dostepna w jezyku polskim).
http://www.ukba.homeoffice.gov.uk/sitecontent/applicationforms/wrs/wrspolish.pdf
W formularzu WRS bedzie podane jakie dokumenty nalezy zalaczyc.
Pracodawca bedzie musial napisac list potwierdzajacy zatrudnienie. Za wystawienie takiego potwierdzenia pracodawca nie ma prawa pobrac zadnej oplaty. Pracodawca może pomoc
w wypelnieniu aplikacji ale to obowiazkiem Pracownika jest wyslanie jej do WRS.
Koszt pierwszej rejestracji wyniosi £90. Czas oczekiwania na decyzje i certyfikat potwierdzajacy rejestracje trwa od 2 do 4 tygodni.
Kiedy jest już zarejestrowane zatrudnienie, otrzymujemy Karte WRS ze swoim zdjeciem i numerem rejestracyjnym oraz certyfikat WRS. Kopia tego certyfikatu zastanie wyslana również do pracodawcy.
Jesli od momentu otrzymania Karty WRS pracowano nieprzerwanie przez okres 12 miesiecy nie jest sie zoobligowanym do ponownej rejestracji. Po uplywie 12 miesiecy od daty rejestracji Pracownik oraz członkowie jego rodziny uzyskujecia pelny dostep do wszystkich zasilkow. Akces do tych zasilkow nie zostanie odebrany nawet w momencie utraty dotychczasowej pracy. Po roku rejestracji w WRS mozemy sie rowniez ubiegac o prawo stalego pobytu (residence permit) w Wielkiej Brytanii.
6.2.4. CHB
CHB (Child Benefit) to zasilek, ktory przysluguje osobom wychowujacym dzieci. Zasilek ten przysluguje od momentu rozpoczęcia legalnej pracy w Wielkiej Brytanii. Oznacza to, ze należy być zarejestrowanym w Home Office oraz posiadac NIN. W przypadku osob samo zatrudnionych musza one być zarejestrowane w urzedzie podatkowym HMRC.
O Child Benefit można ubiegac się:
• Zaraz po urodzeniu i zarejestrowaniu dziecka w urzedzie stanu cywilnego,
• Po podjeciu legalnej pracy w Wielkiej Brytanii, niezależnie od tego czy dziecko mieszka na wyspach czy nie.
Child Benefit może być przyznawany, jeśli w tym samym czasie nie pobieramy zasilku rodzinnego w Polsce. Warto ubiegac się o zasilek jak najszybciej, bowiem wyplata obejmuje tylko trzy miesiące wstecz od zlozenia wniosku.
Tylko jedna osoba może otrzymywać Child Benefit i nie musi to być koniecznie rodzic dziecka, może to być np. opiekun prawny dziecka.
Child Benefit jest wyplacany na dziecko do 16 roku zycia, a w niektórych przypadkach także na dziecko, które skończyło 16 lat, czyli:
• Dziecko w wieku do 19 lat studiujące w systemie dziennym- co najmniej 12 godzin nadzorowanej nauki tygodniowo bez wliczania przerw, Az do A-levels,
• Dziecko w wieku od 16 do 17 roku zycia, które wlasnie skończyło szkole i zarejestrowalo się w agencji pośrednictwa pracy takiej jak: Careers Service, Connexions Service, Ministry od Defence, Departament for Emloyment and Learning (Irlandia Polnocna), Education and Library Bard (Irlandia Polnocna).
W tym przypadku dziecko takie musi aktywnie poszukiwac pracy lub szkolenia w celu uzyskania pracy.
Aplikacje o Child Benefit możemy otrzymac w Jobcentre Plus lub wypełnić ja online. Możemy również zamowic dany formularz pod numerem 0845 302 1444.
W przypadku, kiedy dziecko urodzilo się w Wielkiej Brytanii matka otrzymuje taki formularz w szpitalu.
Formularz należy wypełnić drukowanym pismem, używając czarnego długopisu a nastepnie wysłać z oryginalem aktu urodzenia dziecka pod adres:
Child Benefit Office
PO Box 1
Newcastle upon Tyne
NE88 1AA
Dokumenty powinny zostac zwrocone w przeciągu 4 tygodni.
Child Benefit otrzymujemy w kwocie:
• £20,00 tygodniowo na pierwsze dziecko,
• £13,20 tygodniowo na kazde kolejne dziecko.
Zasilek ten jest przelewany bezpośrednio na konto bankowe w Wielkiej Brytanii, które powinno być zarejestrowane na nazwisko rodzica, obojga rodzicow lub osoby reprezentującej rodzicow lub opiekunow prawnych.
6.2.5. Konto bankowe
Aby moc otworzyc kont w Barclays Bank należy być rezydentem UK oraz posiadac:
1. Dokument ze zdjęciem, a najlepiej dwa, potwierdzający tożsamość (paszport, międzynarodową legitymację studencką, międzynarodowe prawo jazdy).
2. Potwierdzenie adresu zamieszkania na terenie Wielkiej Brytanii (proof of adress): umowę najmu (tennancy agreement) albo akt własnościowy, opłacone na Twoje nazwisko oryginalne angielskie rachunki (utility bill) np. za prąd, telefon czy wodę, poświadczenia odprowadzania podatku lokalnego.
3. Bank może również wymagać zaświadczenia o wysokości zarobków (zależy na jaki rodzaj konta się zdecydujemy i jak bank to ocenia), albo rachunki z ostatnich miesięcy w celu potwierdzenia naszej wypłacalności. Jednak nie często się spotyka takie wymagania.
Po otwarciu rachunku w Barclays Bank otrzymujemy poczta na adres klienta:
• karte debetowa VISA lub VISA Electron,
• książeczkę czekowa,
• kalkulator (w celu internetowego logowania).
Przydatna terminologia:
PIN- Personal Identification Number- numer, ktory wystukuje sie, gdy wyplacamy gotowke z bankomatu,
Sort Code- sześciocyfrowy numer, przypisany do oddzialu banku, w którym mamy zalozone konto (znajdziemy go na awersie karty bankomatowej w jej dolnej czesci),
Account Number- ośmiocyfrowy numer konta- pracodawca będzie go potrzebowal do przelewania dochodow oraz zasiłków z HMRC (znajdziemy go na awersie karty bankomatowej w jej dolnej czesci),
Card Number- szesnastocyfrowy numer karty, który jest uzywany do placenia przez telefon lub Internet,
Expiry date - data ważności karty.
7. Opis postepowania
7.1. Struktura i forma dokumentacji
Financial Republic poprzez umowe jest zobligowany do starania się o każdy dokument w imieniu Pracownikow na terenie Wielkiej Brytanii. Oprogramowanie oraz dane w nich zawarte jest niezbędnym elementem w procesie pozyskiwania certyfikatow oraz zaświadczeń.
Agent natomiast jest lacznikiem miedzy Pracownikiem a FR i jest zobligowany umowa do stalego uzupełniania danych klienta oraz jego pelnej reprezentacji.
7.1.1. Program „Rozliczenia”
Program ten sluzy do tworzenia baz danych:
• dla Agentow którzy posiadaja wlasnych Pracownikow. Każdy Agent dostaje swój unikalny login oraz haslo. Poprzez link zamieszczony na stronie FR może sie logowac i wprowadzac wszystkie dane potrzebne do sprawnego przepływu danych i ich wykorzystywania w procesach optymalizacji ZUS przez FR.
• nowych spolek w Wielkiej Brytanii.
Program „Rozliczenia” daje wiele możliwości zarówno dla Agentow jak i FR.
FR regularnie uzupelnia dane na każdej kartotece Pracownika w zakresie wszelkiej korespondencji bądź otrzymanych certyfikatow, kart NIN, kart bankomatowych itp.
Agent ma staly wglad w baze danych, przez co może kontrolowac poczynania FR w realizacji powierzonych działań objetych umowa. W poszczegolnyc talbelach widnieja precyzyjne daty zlozenia wnioskow, ich otrzymania przez FR oraz odeslania do danego Agenta/Pracownika w Polsce.
7.1.2. Formularze Unijne
W celu uproszczenia procedury ubiegania się o świadczenia ubezpieczeniowe poza granicami kraju, w którym jesteśmy ubezpieczeni będziemy musieli przedłożyć stosowne formularze. Formularze będą zawierać wszystkie niezbędne informacje do określenia świadczeń i udowodnienia, że dana osoba jest do nich uprawniona. Na podstawie informacji zawartych w formularzach zagraniczna instytucja określi czy spełniamy warunki uprawniające do świadczeń w ramach prawa danego kraju i która instytucja odpowiada za zwrot kosztów świadczeń. Dlatego tak ważne jest, by pamiętać przed wyjazdem z kraju o wzięciu z odpowiedniej instytucji stosowny formularz.
Stosowanie formularzy ułatwia kontakty między instytucjami właściwymi, przyspiesza międzynarodowy obieg informacji i pozwala uzyskać świadczenie w rozsądnym czasie. Wszystkie kraje mają takie same formularze co do treści i układu graficznego. Mimo, że formularze są wydawane w językach narodowych to każda informacja zawarta w określonym punkcie (polu) formularza ma to samo znaczenie we wszystkich językach Unii.
Każdy z formularzy składa się z następujących części:
1. Część główna, w której podane są m.in. takie informacje, jak:
• dane osobowe (imię, nazwisko, adres zamieszkania, data urodzenia, numer ubezpieczenia itp.),
• dane członków Twojej rodziny (imię, nazwisko, adres zamieszkania, data urodzenia, stopień pokrewieństwa),
• nazwa i adres instytucji ubezpieczenia zdrowotnego,
• nazwa i adres właściwej instytucjibezpieczenia zdrowotnego w kraju, do którego wyjeżdżasz,
• data początkowa i końcowa okresu ważności formularza, tzn. okresu, w którym masz prawo do korzystania z nieodpłatnych świadczeń leczniczych w kraju pobytu lub zamieszkania,
2. Pouczenie, zawierające wskazówki dotyczące formalności, jakich musisz dokonać, aby skorzystać z przysługujących praw, np.:
• liczbę egzemplarzy formularza, które należy zabrać ze sobą do innego państwa członkowskiego,
• nazwy instytucji w miejscu pobytu lub zamieszkania, gdzie należy złożyć formularz,
• zalecenie informowania właściwej instytucji miejsca pobytu lub zamieszkania, w której złożyłeś formularz, o wszelkich zmianach, które mogą mieć wpływ na uprawnienia Twoje lub członków rodziny, tj. rozwiązanie lub zmiana stosunku pracy, zmiana miejsca zamieszkania lub pobytu itp.
3. Uwagi zawierają instrukcję, jak należy wypełniać dany formularz w odniesieniu do różnych krajów członkowskich UE.
7.1.3. Payslip’y i invoice’y
Obowiązkiem każdego pracodawcy jest wystawienie pasków wynagrodzenia
- czyli tzw. payslipów. Jest to unormowane przepisami Payments & Wages Act.
Jeżeli pracodawca nie daje nam payslipow to wówczas takie zachowanie pracodawcy jest karalne - za niewystawienie pracownikom pasków wynagrodzeń grozi grzywna. Brak payslipow może oznaczać, że jesteśmy zatrudnieni nielegalnie, a podatki nie są odprowadzane do Revenue.
Każdy pasek wynagrodzenia (payslip) powinien zawierać informację o:
• zarobku brutto (gross salary),
• pobranym podatku (PAYE ),
• pobranych składkach na ubezpieczenie społeczne (PRSI ),
• wartości dodatkowych benefitów (BIK ),
• wartości składek na dodatkowe fundusze emerytalne (pension),
• zarobku netto (net salary).
Biuro Rachunkowe Financial Republic wystawia payslip’y dla każdego zatrudnionego Pracownika, raz w miesiącu i sa one przesylane w formie elektronicznej.
Invoice to nic innego jak polska faktura.
Faktura to dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierający szczegółowe dane o transakcji:
• dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,
• strony kupna-sprzedaży: dostawca i odbiorca,
• specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość,
• dane do rozliczenia obowiązujących podatków,
• podsumowania cyframi i słownie,
• informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty,
• informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne,
• podpisy uczestników transakcji (obecnie w Polsce nie wymagane).
Invoice’y sa wystawiane przez Biuro Rachunkowe Financial Republic w formie elektronicznej i sa przesylane do Klienta poprzez e-mail’a. Faktura jest wystawiana 20-go każdego miesiące i jest platna do 3 dni roboczych od dnia jej otrzymania.
Agent jest pośrednikiem Pracownikow z Financial Republic w Londynie. Relacje partnerskie sa dla naszego biura priorytetem.
Dewizą FR jest:
• Zawsze szanuj zdanie drugiej osoby – każdy ma swoje przekonania, wartości, racje, które są dla niego istotne i prawdziwe. Za każdym razem, gdy jedna osoba neguje punkt widzenia drugiej, jej sposób na życie lub stara się narzucić własne poglądy, wkracza na jej „terytorium” i musi się liczyć ze sprzeciwem.
• Komunikat wysłany nie oznacza, że został zrozumiany – jeśli chcesz porozumieć się z drugą osobą, zawsze weź pod uwagę, że jej postrzeganie świata różni się od twojego, co może prowadzić do nieporozumień. Podczas rozmowy sprawdź, czy dokładnie zrozumiała twoje słowa, ponieważ to, co dla ciebie jest oczywiste, nie zawsze będzie tak samo widziane/rozumiane przez nią.
• Zawsze dotrzymuj słowa – szczególnie w biznesie zaufanie i prawdomówność są niezwykle ważne. Nigdy nie jesteś w stanie do końca przewidzieć konsekwencji niedotrzymanego słowa. Może się zdarzyć, że w wyniku nawet nieprzewidzianych sytuacji nie będziesz mógł zrealizować obietnicy, dlatego żeby utrzymać pozytywną relację, informuj na bieżąco o tym, co się wydarzyło. W ten sposób druga osoba nie poczuje się oszukana.
Financial Republic każdego dnia stara się:
• wypracować strategię budowania indywidualnego podejścia do klientów,
• wykształcić proaktywną postawę wobec klienta,
• zbudować podstawy planu długotrwałej współpracy z klientami.
Zadaniem pracownikow Financial Republic jest prowadzenie korespondencji z Agentami, droga mailowa oraz poprzez wszelkiego rodzaju komunikatory. Wszystkie zapytania, problemy, braki na każdej plaszczyznie naszej współpracy sa rozwiązywane natychmiastowo.
10. System kar i motywacji
10.1. Dzial ZUS- stanowi załącznik do procedury.
10.2. Dzial Ksiegowosci- stanowi załącznik do procedury.
11. Zalaczniki
• Zalacznik nr. 1 do procedury- Dzial ZUS- system kar i motywacji.
• Zalacznik nr. 2 do procedury- Dzial Ksiegowosci- system kar i motywacji.
12. Potwierdzenie zatwierdzenia procedury
Powyzsza procedura zostaje wprowadzona do uzytku z dniem 01.09.2009 roku.
Procedura ta sluzy do uzytku wewnętrznego Financial Republic i jednoczesnie jest jej jedynym właścicielem.
Zabronione jest udostępnianie, kopiowanie oraz rozpowszechnianie powyższej procedury bez zgody Financial Republic.
Procedura jest zatwierdzona przez Wlascicieli Firmy Financial Republic.